Порядок ознакомления с материалами судебных дел  (иных материалов) и выдачи документов судебных дел (иных материалов)  в Камызякском районном суде Астраханской области
утвержден приказом председателя Камызякского районного суда от 24.05.2019 № 52о/д 

Настоящий Порядок  ознакомления  с материалами судебных дел (иных материалов) и выдачи документов судебных дел (иных материалов)  (далее – Порядок)  в Камызякском районном суде Астраханской области (далее – суд) разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 №36, Инструкцией о порядке организации комплектования,  хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019  № 56   и в целях исполнения Федерального закона от 22.12.2008  №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

1. Порядок  организации ознакомления с материалами

судебных дел  (иными материалами)

1.1.  Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и  при предъявлении:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным  делам и делам об административных правонарушениях,   заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность согласно приложению №1 к настоящему Порядку, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированными лицами, а с их согласия или в случае их смерти – наследниками, близкими родственниками, родственниками, иждивенцами в соответствии со статьями 133,134 УПК РФ,  статьей 11 Закона Российской Федерации  от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

1.2. Ознакомление лиц, указанных в п.п. 1.1.  настоящего Порядка с материалами судебных дел (иными материалами)  производится на основании их письменного заявления  в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном  суде (далее – Инструкция №36) и Инструкцией о порядке организации комплектования,  хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция №56) в следующем порядке:

по делам, не переданным в архив суда, судья, в производстве которого находится  (или находилось)  дело,  а при его отсутствии -  председатель суда или лицо, его замещающее, на поступившем заявлении делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда (помощник судьи, секретарь судебного заседания, секретарь суда) ознакомить с материалами дела;

по делам, находящимся на архивном хранении, разрешающую резолюцию на  ознакомление с материалами судебного дела (иными материалами) дает председатель суда или лицо его замещающее.

1.3. Заявление  об   ознакомлении   с  материалами  дела может быть направлено  в суд по почтовому адресу: Астраханская область,  г.Камызяк, ул. Ленина, 20 или по адресу  электронной почты: kamizyaksky.ast@sudrf.ru, либо  подано  лично в приемную суда, где оно регистрируется в порядке, установленном Инструкцией №36.

Данное заявление приобщается к материалам дела, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия. Лицу, заявившему ходатайство об ознакомлении с материалами судебного дела (иными материалами), о дате и времени ознакомления  сообщается в устной либо  в письменной форме, по телефону  или по адресу его электронной почты (при наличии).

1.4. Ознакомление с судебными делами (иными материалами) проходит  в специально оборудованных  для этой цели помещениях суда в присутствии уполномоченного  на то работника аппарата суда  в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу:

для лиц, содержащихся под стражей – в  конвойном помещении, находящемся на  цокольном этаже здания суда, в присутствии  и под контролем уполномоченного на то работника аппарата суда (помощника судьи, секретаря судебного заседания, секретаря суда);

судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении  архива суда в присутствии и под контролем   специалиста 1 разряда (по архивному делопроизводству) или лица,  временно его замещающего;

судебные дела (иные материалы), решения по которым не вступили в законную силу, выдаются для ознакомления в присутствии и под контролем   уполномоченного работника аппарата суда (помощника судьи, секретаря судебного заседания);

судебные дела (иные материалы), не переданные в архив суда,  решения по которым вступили в законную силу, выдаются для ознакомления в присутствии и под контролем   секретаря суда.

1.5. Лица, допущенные к ознакомлению с материалами судебного дела (иными материалами), вправе делать выписки из них, использовать собственные технические средства для изготовления копий документов, в т.ч. фото – и множительную аппаратуру.

1.6. По окончании ознакомления с материалами дела лицо, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), обязано написать расписку об ознакомлении, в которой им указываются: фамилия, имя, отчество, процессуальное положение по делу, объем материала, с которым ознакомился (количество томов, листов дела), дата ознакомления и  ставится подпись ознакомившегося. Указанная расписка  приобщается к материалам дела. Текст аналогичного содержания может быть указан     на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом, или в справочном листе.

Отказ от указанной записи фиксируется уполномоченным работником аппарата суда (помощником судьи, секретарем судебного заседания, секретарем суда, специалистом по архивному делопроизводству или  иным лицом, уполномоченным контролировать процесс ознакомления лица с материалами дела), о чем делается отметка на внутренней стороне обложки судебного дела. Данный факт может  также  быть зафиксирован в докладной записке  уполномоченного сотрудника суда, заверенной  подписями присутствовавших при отказе иных лиц.  

1.7. После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено.

В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо лицу его замещающему.

1.8. Выдача  дел из архива регистрируется в книге выдачи дел (приложение №26 к Инструкции №56)

Об ознакомлении с делом, находящимся на хранении в архиве суда, делается отметка в листе использования документов (приложение №27 к Инструкции №56).

2.  Порядок выдачи  документов из судебных дел

2.1.   Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях (лицами, участвующими в деле), а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками аппарата суда (помощник судьи, секретарь судебного заседания, секретарь суда, специалист по архивному делопроизводству) на основании  письменного заявления, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия – на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации, которые приобщаются к делу.

2.2. Заявление должно содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество заявителя, процессуальный статус по делу (истец, ответчик, потерпевший и т.д.), наименование запрашиваемого документа, дату  подачи заявления и подпись заявителя. К заявлению прилагаются  доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия представителя.

2.3. На представленных лицами, участвующими в деле, заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебных дел проставляется резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда   (лица, его замещающего)  о разрешении на выдачу запрашиваемых документов или об отказе в выдаче с указанием мотивов отказа, а по делам, находящимся в архиве – разрешающая резолюция  председателя суда (лица, его замещающего).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей (председателем суда)  и гербовой печатью суда.

2.4. При  выдаче  подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях указываются: фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, указывает свою фамилию, должность и ставит подпись. При предъявлении доверенности с нее  снимается копия и подшивается  в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело.

В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, почтовое уведомление о вручении.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

2.5. Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии – председателя суда (лица, его замещающего) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу.

2.6. В  соответствии с  пунктом  12.6 Инструкции №36, пунктом 11.8 Инструкции №56 право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

- обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (ст.47 ч.4 п.13, ст. 53 ч.1 п.7 УПК РФ);

- потерпевшим (ст.42 ч.2 п. 12 УПК РФ);

- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст.44 ч.4 п. 13 УПК РФ);

- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (ст.54 ч.2 п.9, ст. 55 ч. 2 УПК РФ);

- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ст.35 ч. 1 ГПК РФ);

- лицам, участвующим в административном деле (ч.1 ст.45 КАС РФ);

- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст.11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 №1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Все перечисленные лица снимают копии документов с материалов дела по письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или  председателя суда (лица, его замещающего).

Данное письменное заявление  подшивается в судебное дело.  В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

2.7. Выдача копий документов из судебного дела, в т.ч. находящегося в архиве  лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (лица, его замещающего). Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве, иным лицам производится  по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или лица, его замещающего,  о чем работником архива суда делается соответствующая отметка в журнале  регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение №34 к Инструкции №56).

Порядок выдачи  из  судебных дел

копий судебных актов, вступивших в законную силу

3.1. В соответствии с пунктом  12.5 Инструкции №36 копии судебного решения (приговора, решения, определения, постановления) по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

3.2. Лица, имеющие право на подачу заявлений о выдаче копий судебных  актов, в т.ч. повторно

3.2.1. По гражданским, административным  делам: лица, участвующие в деле,  их представители (на основании доверенности).    

3.2.2. По уголовным делам: осужденный, оправданный, гражданский истец,  гражданский ответчик, потерпевший, их представители (на основании документа, удостоверяющего личность, доверенности, ордера, удостоверения адвоката).

3.2.3. По делам об административных правонарушениях: лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевший, представитель (по доверенности, ордеру), должностное лицо, составившее протокол или вынесшее постановление.

3.2.4. Копии судебных актов, вступивших в законную силу, выдаются  (направляются) и  иным лицам, если их права и законные интересы непосредственно затрагиваются  судебными актами    с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (лица, замещающего председателя суда) по письменному заявлению (приложение №31 к Инструкции №56), в т.ч.  по делам, находящимся на архивном хранении. 

В заявлении должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены  судебными актами.

3.3.  Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда (секретарь судебного заседания, секретарь суда, специалист по архивному делопроизводству) в соответствии с требованиями Инструкции  №36,  Инструкции №56.

3.4. Копии  запрашиваемых  судебных актов  изготавливаются в сроки:

уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты;

работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

3.5.  Лицо,   получившее   копию   судебного   акта,  должно расписаться в справочном листе или написать соответствующую расписку.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте. В этом  случае в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Соответствующие отметки делаются и в справочном листе.

Также  делаются соответствующие отметки работником архива суда в листе использования документов.

4. Порядок выдачи и высылки судебных дел 

4.1. По  письменным   требованиям   органов,   которым   законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или лица, его замещающего,  судебные дела направляются им в трехдневный срок  заказной почтой или с курьером.

4.2. Работники аппарата суда (секретарь суда, специалист по архивному делопроизводству) обязаны контролировать возврат дела и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, судебного решения  хранятся в контрольной папке.

В учетно-статистической карточке секретарем суда отмечается когда, кому и по  какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено в суд. 

4.3. Выдача документов из архива производится специалистом по архивному делопроизводству и регистрируется в книге выдачи дел (приложение №26 к Инструкции №56).

4.4. Выдачу дел на бумажном носителе из архива и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

4.5. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов

4.6. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

4.7. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками аппарата суда;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. 

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

4.8. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и работников аппарата суда.

Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (лица, его замещающего).

На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата.

В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

5. Порядок организации ознакомления и выдачи

копии аудиозаписи судебного заседания,  электронных документов

5.1.Ознакомление с доказательствами, иными приобщенными к материалам дела документами в электронном виде (аудио и видеозаписями и т.д.) осуществляется  в соответствии с порядком, установленным п.1.2, 1.3,.1.4 Порядка.

5.2. Ознакомление лиц, перечисленных в п. 1.1 Порядка, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, производится по их письменному заявлению в соответствии с пунктами 1.2 – 1.7. Порядка.

5.2.1. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению и осуществляется в специально оборудованном для этой цели помещении суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи на материальном носителе информации с использованием необходимых технических средств строго в присутствии и под контролем уполномоченного работника аппарата суда:

по делам, не переданным в архив суда, - секретаря судебного заседания, помощника судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело;

по делам, находящимся на архивном хранении, - специалиста 1 разряда по архивному делопроизводству (лица временно его замещающего).

5.2.2. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет

по делам, не переданным в архив суда, -  секретарем судебного заседания, помощником судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело;

по делам, находящимся на архивном хранении, - специалистом 1 разряда по архивному делопроизводству (лицом временно его замещающим).

5.2.3. На письменном заявлении (приложение №32 к Инструкции №56, форма №68 Инструкции №36) судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда (или лицо его замещающее), а по делам, находящимся в архиве – председатель суда (или лицо его замещающее), делает соответствующую отметку о поручении

работнику аппарата суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

5.3.Уплата государственной пошлины для изготовления копии аудиозаписи судебного заседания не предусмотрена.

5.4. Копия  аудиозаписи  судебного  заседания  изготавливается на  материальном носителе информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде), предоставленном в суд лицом, подавшим заявление, и не содержащем какую-либо информацию.

5.5. В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным  работником аппарата суда, ответственным  за изготовление  и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо,  подавшее соответствующее заявление.

5.6. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

5.7.  Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче уполномоченным работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается  отметка в справочном листе, а работником архива –в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.8. Электронные документы выдаются из архива в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда (лица, его замещающего).

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Заключительные положения

Информация о порядке ознакомления с материалами судебных дел (иных материалов) и выдачи документов судебных дел (иных материалов)   (условия ознакомления и выдачи, необходимые документы, контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты) размещаются на официальном сайте суда в сети Интернет.

 

Приложение №1

Документами, удостоверяющими личность, являются:

паспорт гражданина Российской Федерации;

временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации по форме N 2П (для утративших паспорт граждан, а также для граждан, в отношении которых до выдачи паспорта проводится дополнительная проверка);

удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

паспорт моряка;

общегражданский заграничный паспорт (для прибывших на временное жительство в Российскую Федерацию граждан России, постоянно проживающих за границей);

паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность, - для иностранных граждан;

разрешение на временное проживание, вид на жительство;

удостоверение беженца;

свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;

документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность, - для лиц без гражданства;

удостоверение адвоката;

редакционное удостоверение для журналиста;